Pode-se pensar que os deveres do Secretário cairiam fora do escopo dessa natureza. E na verdade boa parte deles realmente não se enquadram no nosso escopo. O oficio de secretario normalmente é exercido por um Pastmaster, e relaciona-se com a administração dos negócios da Loja. No entanto, o secretário tem uma participação no ritual durante a cerimônia de Instalação; e também há um pequeno grupo de observações que pode-se fazer em relação a certos assuntos de procedimento.
Na cerimônia de Instalação, a atenção do Mestre eleito, se ee ainda não é um Mestre Instalado, é dirigida ao Secretário para a leitura dos Antigos Deveres (Ancient Charges) e das Regras (Regulations). Quando o Mestre Eleito se vira para a mesa do Secretário, o Secretário se levanta e lê aqueles Deveres, e ao terminar ele se senta. Ele não saúda o V.M. nem antes nem depois da leitura. Se ele não consegue evitar o hábito de saudar, ele deve pelo menos se lembrar de que a L. Está então aberta no segundo grau, e não no primeiro.
As frases da décimo-primeiro Dever foi alterado em 1986 de forma a restaurar uma forma muito próxima da original e agora le-se “11. Você admite que nem você nem nenhum Corpo de Homens tem autoridade para fazer qualquer alteração ou inovação no Corpo da Maçonaria sem uma autorização prévia da Grande L.” (“11. You admit that it is not in the power of any Man or Body of Men to make any Alteration or Innovation in the Body of Masonry without the consent first obtained of the Grand Lodge.”)
Por mais de vinte anos depois da alteração nesse Dever, parece que não foi necessário fazer nenhuma menção a esse ponto, mas ainda existem Lojas onde o Secretário insiste em ler os Deveres a partir de uma das grandes cópias impressas do Livro das Constituições (o qual não tem sido impresso a mais de 30 anos) – talvez aquele mesmo que foi presenteado à Loja durante a sua consagração. (Consecration). O Secretário particularmente se ele for novo, deve portanto garantir que esteja usando uma versão atualizadas do Livro das Constituições nesse ponto.
O Secretário tem frequentes oportunidades para se dirigir ao VM no decorrer da sessão e se ele tiver de ficar de pé por qualquer espaço de tempo, é certamente desejável que ele não mantenha o sinal o tempo todo, mas apenas saúde rapidamente ao inicio e ao final do que ele tiver a dizer.
Na ELoI as Atas não são assinadas pelo VM senão depois de terem sido colocadas em votação, e depois do Secretário em Pé e a Ordem com o passo e o sinal receber o anúncio do VM: “Ir. Secretário, a ata foi confirmada”, esta é uma exceção ao princípio geral mencionado no capítulo 3, que um Oficial Não deve fazer o sinal quando for chamado por um Oficial superior. No entanto, em um Loja regular não há aparentemente nenhuma razão para manter essa exceção, e o Livro da Ata vai ser levado pelo Primeiro Diácono ao VM para ser assinada nesse ponto, e o Secretário deve-se lembrar de que não há nenhuma razão para que ele vire o livro antes de entrega-lo ao Primeiro Diácono.
Quando houver um candidato à Iniciação, ou um novo irmão a ingressar ao quadro da Loja, imediatamente depois da votação ser feita, o Secretário é obrigado a ler o formulário de requisição e os dados privados do candidato, como requerido pelas Regras 159 e 160 do Livro das Constituições, e o certificado de Mestre (veja regra 164) se for o caso; Pode ser que em certas circunstâncias, haja um Certificado do Grande Secretário sob a regra 164 a ser lido, ou um relatório adverso sob a regra 158 a ser trazido à atenção da Loja. Não há nenhum problema se o Secretário, ao invés de ler todos os dados particulares, fizer referência ao fato de que esses dados estejam na súmula (summons), e então ler apenas o restante.
Não é incomum descobrir-se que o Secretário não leu o Certificado de Mestre antes da votação, mas mandou o formulário ao VM para que o certificado fosse assinado depois de que a votação fosse concluída. Isso decorre normalmente de uma má interpretação das palavras da regra 165 e do formulário de aplicação. O certificado deve sempre ser assinado pelo VM antes mesmo que o encontro se inicie, de fato preferencialmente antes de que o Candidato seja proposto e secundado em Loja aberta, de forma que possa ser lido na hora apropriada.
Em uma Loja regular, quando a votação para um candidato à Iniciação no mesmo encontro onde programou-se para ele ser iniciado, é necessário informar ao Guarda Externo de que a votação provou-se favorável, e acrescentar que o Candidato assinou a Declaração requerida pela Regra 162. Esse requerimento recai em geral ao Secretário. Se ele se retirar da Loja para fazer isso, ele não deve esperar ser readmitido pelo Guarda Interno sem passar pelo procedimento de um anúncio formal.
Não há no entanto nenhuma necessidade para que o Secretário tenha de testemunhar a assinatura propriamente, ou para que o Livro de Declarações (Declaration Book) seja trazido para a Loja. O Secretário (ou o Guarda Interno em seu lugar) pode portanto, sem passar pela porta, obter a confirmação do Guarda Externo de que as Declarações estão em ordem. De fato, o secretário pode bem legitimamente meramente instruir o Guarda Externo a fazer o anúncio assim que o candidato assinar a Declaração, e retornar ao seu lugar, dessa forma minimizando o atraso nos procedimentos da Loja.
De vez em quando uma Loja recebe uma Dispensa, por exemplo, de mudar o lugar ou a hora de um encontro em particular, e recai sobre o secretário o dever de anuncia-la. O ano da data do fim das Dispensas é normalmente dado em duas formas, “A.I. 6007, A.D. 2007”. Nos dias de hoje, em que o Latim é mais raramente ensinado nas escolas do que uma vez foi, é melhor o Secretário pronunciar “Anus Loosis” e “Anno Domineye” ou “Anno Lukis:” e “Anno domini”